14 Do's & Don'ts für's Bautagebuch - Anleitung für die erfolgreiche Baudokumentation

Diese Anleitung aus 7 Do's und 7 don'ts für das Führen des Bautagebuchs dient der Orientierung, wie man das Bautagebuch so führt, dass es im Streitfall als glaubwürdiges Beweismittel vorgelegt werden kann und einer kritischen Überprüfung standhält.

Do's

1. Planen Sie in Ihren Tagesablauf einen festen Zeitraum für die Dokumentation ein. Das Erstellen eines Bauberichts braucht seine Zeit, die als feste Routine in den Tagesablauf integriert sein sollte. Die reservierte Zeit sollte dann nicht durch "wichtige Ausnahmen" doch wieder von anderen Dingen eingenommen werden.

2. Schreiben Sie das Bautagebuch zeitnah. Zeigen Sie verantwortungsvolles und gewissenhaftes Arbeiten durch eine stets zeitnahe Dokumentation und deren Versand an die Beteiligten. Kommt man von der Baustelle, hat man den Kopf voller Dinge, die man erledigen muss, dennoch sollte jetzt zuerst die Dokumentation angefertigt werden. Das dabei notwenige Resümieren hilft auch für eine klarere Struktur bei der Bearbeitung der weiteren Aufgaben des Tagesgeschäfts.

3. Delegieren Sie bei Überlastung Aufgaben an andere, damit Ihnen ausreichend Zeit für den Baubericht bleibt. Anrufe an Baubeteiligte, Schreiben und Mängelanzeigen kann ein Assistent erledigen, den Baubericht sollten Sie aber selber schreiben, denn er ist ein entscheidendes Gestaltungselement Ihrer Bauleitung.

4. Versuchen Sie das Erstellen des Bauberichtes zu rationalisieren, damit der zeitliche Aufwand hierfür gering ausfällt. Wiederkehrende Inhalte können kopiert und modifiziert werden, was Zeit spart. Setzen Sie auf moderne Methoden mit guter Hard- und Software, welche Textbausteine und Kopierfunktionalität bereitstellt.

5. Nutzen Sie die Möglichkeit, bereits auf der Baustelle einen Teil der Dokumentation zu erledigen. Nichts spricht grundsätzlich gegen Vordrucke und Schreibtafel, jedenfalls bei kleineren Baustellen. Wenn Sie nicht mit einer Schreibtafel herumlaufen wollen, machen Sie Fotos mit ihrem Handy und Audio-Notizen mit der Diktierfunktion.

6. Dokumentieren Sie alles, was später nicht mehr sichtbar ist, wie zu verputzende Stromleitungen, Rohre, Fußbodenheizung etc. mit Fotos, Skizzen und idealerweise Maßangaben, mit denen sich bei späteren Maßnahmen die Leitungen lokalisieren lassen.

7. Seien Sie bei der Dokumentation vorausschauend. Ein guter Bauleiter kann bei der Baubegehung die zukünftigen Konflikte vor seinem inneren Auge sehen. Er wird dann durch seine Dokumentation dem Konflikt den Wind aus den Segeln nehmen, noch bevor er überhaupt an Fahrt gewinnt.

Don'ts

1. Delegieren Sie das Schreiben des Bautagebuchs nicht an andere. Die Person mit der "Berichtshoheit" hat letztlich die Fäden in der Hand. Verlieren Sie nicht die Kontrolle darüber, der Bericht ist ein mächtiges Werkzeug, welches Sie selbst benutzen sollten. Was letztlich im Bericht geschrieben steht und was nicht, kann weitreichende Konsequenzen haben und sollte Ihre eigene Entscheidung sein.

2. Lassen Sie sich nicht von dringlichen Angelegenheiten der Baustelle aus der Ruhe bringen, um dann den Baubericht zu vernachlässigen. Das Tagesgeschäft muss zweifelsfrei erledigt werden, Ihr Baubericht darf aber darunter nicht leiden. Dringliche Aufgaben sind kurzfristig sehr wichtig, langfristig ist aber das Bautagebuch oft von viel entscheidenderer Wichtigkeit.

3. Kopieren Sie keine Inhalte vom Vortag, ohne diese gewissenhaft zu überprüfen und, wenn nötig, zu editieren. Tauchen Inhalte, die grundsätzlich veränderlich sind, in vielen Berichten unverändert auf, könnte das zu der Schlussfolgerung führen, dass diese Inhalte möglicherweise falsch sind.

4. Lassen Sie keine Berichte aus, auch dann nicht, wenn nicht viel los war oder sogar gar keine Firmen auf der Baustelle tätig waren. Wenn Sie in diesem Fall auf die Dokumentation verzichten, leidet die Glaubwürdigkeit des gesamten Bautagebuchs darunter, denn man rechnet damit, dass auch andere Dokumentationen fehlen könnten.

5. Vermeiden Sie Widersprüche in der Dokumentation, z.B. sollten Fotos nicht etwas anderes als die textlichen Beschreibungen zeigen: strahlend blauer Himmel auf den Fotos und im Bericht wird schlechtes Wettern dokumentiert, um nur ein ganz einfaches Beispiel zu nennen. Lieferungen, die schriftlich dokumentiert werden, sollten keine Widersprüche zu den Informationen von Lieferscheinen enthalten. Auf Fotos sichtbare Geräte und Maschinen sollten nicht in der schriftlichen Dokumentation fehlen.

6. Schieben Sie das Versenden des Bauberichtes nicht auf die lange Bank. Verzögerungen werden schnell von den Baubeteiligten als Defizit interpretiert und könnten zusammen mit anderen negativen Faktoren der Glaubwürdigkeit Ihrer Berichte schaden und das notwendige Vertrauen in Ihre Dokumentation und in Ihre gesamte Arbeit stören.

7. Vermeiden Sie einen notizenhaften Stichwort-Stil. Das wirkt mitunter fahrig und im schlimmsten Fall gibt es Interpretationsspielraum, nämlich dann, wenn die Stichworte nicht eindeutig sind. Ihr Bautagebuch soll aber nicht interpretiert werden, sondern klare und verständliche Fakten wiedergeben.