Eine der Hauptursachen für Mängel und Bauschäden bei der Ausführung von Bauvorhaben ist die Überlastung der Bauleitung. Die Gründe hierfür sind u.a., dass Hilfsmittel zur effizienten Information über die Baustellenabläufe und zur Kommunikation zwischen den Beteiligten entweder überhaupt nicht oder nicht sachgerecht eingesetzt werden.
Die Entwicklung des Baugeschehens zu einer immer größeren Zunahme der Generalunternehmertätigkeit in Verbindung mit dem Einsatz einer gestiegenen Anzahl an Nachunternehmern, Fachplanern, Sonderplanern und Projektbeteiligten, hat einen drastischen Anstieg des Bedarfs an Information und Kommunikation ausgelöst. Auch auf der Ebene der Architektur- und Ingenieurbüros erfordert ein immer dichteres Netz von normativen und vertraglichen Auflagen einen zunehmend hohen Administrationsaufwand. Viele dieser Aufgaben sind im Berichtswesen der Baustelle verankert, wie z.B. Baustellendokumentation, Behinderungsanzeigen, Planeingänge, Leistungsmeldung, Betonierprotokoll. Oft lösen sie eine Papierflut aus, deren Organisation ein hohes Maß an Disziplin erfordert und schnell unüberschaubar wird.
Darüber hinaus nimmt Aufwand zur Bearbeitung dieser Aufgaben inzwischen so viel Zeit in Anspruch, dass sie nur noch zu Lasten der ursprünglichen Aufgaben, wie Koordination und Qualitätskontrolle, bewältigt werden können. Die Folge ist ein Anstieg an mangelhaften Bauleistungen die zu wirtschaftlichen Schäden für alle Beteiligten führen.
Dabei handelt es sich gerade bei der Dokumentation des Bauablaufes um eine Routinearbeit, die für ein EDV-gestütztes Arbeiten prädestiniert ist, weil viele immer wiederkehrende Prozesse automatisiert werden können. Trotzdem besteht die am meisten verbreitete Methode, ein Bautagebuch zu führen, in der handschriftlichen Erfassung auf Vordrucken, die mit zeitaufwendigen Widerholungen verbunden ist. Denn viele Inhalte eines Tagesberichtes müssen täglich neu aufgeschrieben werden, obwohl sie oft mit denen des Vortages identisch sind oder nur geringfügig abweichen. Durch den Einsatz von Software kann die Baustellendokumentation vereinfacht und beschleunigt und die Überlastung der Bauleitung durch eine höhere Effizienz vermindert werden.
Die Wichtigkeit eines regelmäßig geführten Bautagebuches ist schon an der Vielzahl der damit verbundenen Urteile erkennbar. Bauleitende Architekten und Ingenieure haften nämlich oft auch anteilig für Fehler von Baufirmen, wenn sie z.B. nicht anhand des Bautagebuches beweisen können, dass sie eine Anweisung erteilt haben, welche eine mangelhafte Ausführung und den daraus resultierenden Schaden verhindert hätte. Auch bei Unfällen kann es zu Haftungsproblemen für Bauleiter kommen, da diese die Einhaltung der einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften kontrollieren und ggf. einfordern müssen. Für den Beweis, dass Verstöße gegen diese Vorschriften und daraus resultierende Gefahrenquellen umgehend gerügt wurden, ist das Bautagebuch das Instrument der Wahl.
Die Dokumentation der Baustelle ist aber nicht nur aus den genannten Gründen sinnvoll, sie ist auch eine der Grundleistungen nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) und gehört damit zu den Pflichten des Bauleiters gegenüber dem Bauherrn. Durch den massiven Zeitdruck, dem Bauleiter oft ausgesetzt sind, fällt diese essentielle Aufgabe häufig unter den Tisch. Dies ist vermeidbar mit Hilfe von Software, welche die wiederkehrenden Prozesse soweit automatisiert, dass sich der erforderliche Zeitaufwand deutlich reduzieren lässt.
Eine weitere Steigerung der Effizienz kann mittels Smartphones oder Tablets erreicht werden, mit denen die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort möglich ist.