Die zeitgemäße Dokumentation der Baustelle mit Bautagebuch-Software

Eine der Hauptursachen für Mängel und Bauschäden bei der Ausführung von Bauvorhaben ist die Überlastung der Bauleitung.

Die Gründe hierfür sind u.a., dass Hilfsmittel zur effizienten Information über die Baustellenabläufe und zur Kommunikation zwischen den Beteiligten entweder überhaupt nicht oder nicht sachgerecht eingesetzt werden. Bauskript Bautagebuch Software für Windows, Mac, iPhone, iPad und Android

Die Entwicklung des Baugeschehens zu einer immer größeren Zunahme der Generalunternehmertätigkeit in Verbindung mit dem Einsatz einer gestiegenen Anzahl an Nachunternehmern, Fachplanern, Sonderplanern und Projektbeteiligten, hat einen drastischen Anstieg des Bedarfs an Information und Kommunikation ausgelöst. Auch auf der Ebene der Architektur- und Ingenieurbüros erfordert ein immer dichteres Netz von normativen und vertraglichen Auflagen einen zunehmend hohen Administrationsaufwand. Viele dieser Aufgaben sind im Berichtswesen der Baustelle verankert, wie z.B. Baustellendokumentation, Behinderungsanzeigen, Planeingänge, Leistungsmeldung, Betonierprotokoll. Oft lösen sie eine Papierflut aus, deren Organisation ein hohes Maß an Disziplin erfordert und schnell unüberschaubar wird.

Darüber hinaus nimmt Aufwand zur Bearbeitung dieser Aufgaben inzwischen so viel Zeit in Anspruch, dass sie nur noch zu Lasten der ursprünglichen Aufgaben, wie Koordination und Qualitätskontrolle, bewältigt werden können. Die Folge ist ein Anstieg an mangelhaften Bauleistungen die zu wirtschaftlichen Schäden für alle Beteiligten führen.

Dabei handelt es sich gerade bei der Dokumentation des Bauablaufes um eine Routinearbeit, die für ein EDV-gestütztes Arbeiten prädestiniert ist, weil viele immer wiederkehrende Prozesse automatisiert werden können. Trotzdem besteht die am meisten verbreitete Methode, ein Bautagebuch zu führen, in der handschriftlichen Erfassung auf Vordrucken, die mit zeitaufwendigen Widerholungen verbunden ist. Denn viele Inhalte eines Tagesberichtes müssen täglich neu aufgeschrieben werden, obwohl sie oft mit denen des Vortages identisch sind oder nur geringfügig abweichen. Durch den Einsatz von Software kann die Baustellendokumentation vereinfacht und beschleunigt und die Überlastung der Bauleitung durch eine höhere Effizienz vermindert werden.

Eine weitere Steigerung der Effizienz kann mittels Smartphones und Tablets erreicht werden, mit denen die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort möglich ist.

Der Architekt ist verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen

Das Führen des Bautagebuches ist eine der Grundleistungen nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) und gehört damit zu den Pflichten des Bauleiters gegenüber dem Bauherrn, der Bauherr hat demnach einen Anspruch darauf und darf bei Versäumnis das Honorar kürzen. Das Oberlandesgericht Celle hat über den Honoraranspruch eines Architekten entschieden, der während seiner Bauleitung kein Bautagebuch geführt hatte. Der Bauherr hatte daraufhin das Honorar gekürzt und zwar zu Recht, wie das OLG Celle entschieden hat (Urt. v. 10.11.2005 - 16 U 68/04). Das Bautagebuch diene den Interessen des Bauherrn und solle in zuverlässiger Weise Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der verschiedenen Unternehmer unter Beachtung des personellen Einsatzes sowie die Arbeits-bedingungen auf der Baustelle festhalten. Weiterhin sei das Bautagebuch im Falle von Streitigkeiten ein wichtiges Beweismittel. Der Fall macht darüber hinaus den Standpunkt deutlich, den einige Architekten zu diesem Thema vertreten: im vorliegenden Fall sah der Architekt das Bautagebuch als „bedeutungslos“ und eine „persönliche Angelegenheit des Architekten“ an. Dem hat das OLG Celle eine klare Absage erteilt und den hohen Stellenwert des Bautagebuches deutlich herausgestellt.

Effizienz bei der Dokumentation steigern

Aber auch dort, wo das Bautagebuch nicht gerade als „bedeutungslos“ angesehen wird, tritt dessen Wichtigkeit angesichts der vielen akuten Probleme, die im Baustellengeschehen unablässig nach sofortigen Lösungen rufen, in den Hintergrund. Darüber hinaus wird das Führen des Bautagebuches auch als lästig empfunden, da es sich um eine recht stupide Tätigkeit handelt, bei der immer wiederkehrende Prozesse erneut aufgeschrieben werden müssen. Allerdings ist gerade dieser letzte Punkt im EDV-Zeitalter durchaus optimierbar. Es handelt es sich nämlich gerade bei der Dokumentation des Bauablaufes um eine Routinearbeit, die für ein EDV-gestütztes Arbeiten prädestiniert ist, weil viele der immer wiederkehrenden Prozesse automatisiert werden können. Trotzdem verwenden die meisten Bauleiter für ihr Bautagebuch noch Blöcke mit Vorlagen, in die dann bei jeder Baustellenbegehung immer wiederkehrende Sachverhalte (z.B. Firmennamen / Baustellenbesetzung) neu eingetragen werden müssen, obwohl sie mit denen des Vortages identisch sind, oder nur geringfügig abweichen. Bei dieser Arbeitsweise ist es kein Wunder, dass diese Aufgabe häufig aus Zeitmangel vernachlässigt wird. Meist führt diese Art der Dokumentation zu einem Zettelchaos, in dem sich niemand mehr auskennt.

Software, Notebooks und Smartphones erlauben die Dokumentation vor Ort

Der Schreibaufwand kann mittels Software erheblich reduziert werden, z.B. indem Firmendaten zentral hinterlegt werden und Beschreibungen wiederkehrender Prozesse kopiert werden. Durch den Einsatz von Software kann die Baustellendokumentation vereinfacht und beschleunigt und die Überlastung der Bauleitung durch eine höhere Effizienz vermindert werden. Hierfür gibt es das "Bautagebuch für Windows und Mac", das neben allen erforderliche Grundfunktionen besondere Stärken bei der Fotodokumentation und den Apps für mobile Geräte bewiesen hat. Die Bautagebuch App für iOS und Android bietet die Möglichkeit, mittels mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablet PCs die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort vorzunehmen. Dies kann sich zunächst auf Eingaben beschränken, bei denen keine oder nur wenig Schreibarbeit nötig ist, z.B. die Erfassung der Baustellenbesetzung, also der anwesenden Firmen, die einfach aus der Firmenliste ausgewählt werden können. Später kann der Bericht mit dem Bautagebuch für Windows und Mac vervollständigt werden.

Anforderungen an die Software

Die wichtigsten Anforderungen an eine Bautagebuch-Software sind:

- Einfache Handhabung, damit jeder "Normalanwender" das Programm bedienen kann.
- Deutliche Vereinfachung der Schreibarbeit durch Stammdaten und Kopierfunktionen.
- Minimaler Aufwand für die Einarbeitung (ohne aufwendigen Schulungen).
- Hilfestellung bei der Eingabe durch Vorgabe aller erforderlichen Inhalte.
- Erfassung der Baustellenbesetzung, Tagewerke und Arbeitszeiten, Geräte und Maschinen.
- Mängelerfassung und Erstellung individueller Mängellisten.
- Rechtschreibprüfung.
- Starke Suchfunktion für schnellen und gezielten Zugriff auf die textlichen Inhalte.
- Integration der Baustellenfotos einschließlich Kommentierung und Firmenzuordnung.
- Möglichkeit der plattformunabhängigen, digitalen Speicherung, z.B. als PDF-Datei.
- Großer Wiedererkennungswert gegenüber der bisherigen Dokumentation (Vorlage / Vordrucke).
- Hinzufügen von Plänen und Dokumenten zu den Bauberichten.
- Erstellen von Skizzen und Zeichnungen zur Veranschaulichung der geschrieben Informationen.
- Bearbeiten und Kommentieren der Baustellenfotos und Ausgabe in ein Online-Fotoalbum.
- Eingabe-Software für Mobile Geräte (App für iPhone, iPad, Android) zur direkten Baustellendokumentation vor Ort.

Haftung bei mangelhaft geführtem Bautagebuch

Die Wichtigkeit eines regelmäßig geführten Bautagebuches ist schon an der Vielzahl der damit verbundenen Urteile erkennbar.

Bauleitende Architekten und Ingenieure haften nämlich oft auch anteilig für Fehler von Baufirmen, wenn sie z.B. nicht anhand des Bautagebuches beweisen können, dass sie eine Anweisung erteilt haben, welche eine mangelhafte Ausführung und den daraus resultierenden Schaden verhindert hätte. Auch bei Unfällen kann es zu Haftungsproblemen für Bauleiter kommen, da diese die Einhaltung der einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften kontrollieren und ggf. einfordern müssen. Für den Beweis, dass Verstöße gegen diese Vorschriften und daraus resultierende Gefahrenquellen umgehend gerügt wurden, ist das Bautagebuch das Instrument der Wahl.

Die Dokumentation der Baustelle ist aber nicht nur aus den genannten Gründen sinnvoll, sie ist auch eine der Grundleistungen nach HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) und gehört damit zu den Pflichten des Bauleiters gegenüber dem Bauherrn. Durch den massiven Zeitdruck, dem Bauleiter oft ausgesetzt sind, fällt diese essentielle Aufgabe häufig unter den Tisch. Dies ist vermeidbar mit Hilfe von Software, welche die wiederkehrenden Prozesse soweit automatisiert, dass sich der erforderliche Zeitaufwand deutlich reduzieren lässt.

Das "Bautagebuch für Windows und MacOS" ist eine leicht zu erlernende, klassische Softwarelösung, die auch für ausgesprochene Praktiker gut geeignet ist.

Bauskript-Software bietet das Programm bereits seit 1999 an und entwickelt es in engem Kundenkontakt ständig weiter. Die Software gibt es als leicht eingeschränkte Freeware kostenlos.

Ergänzend hierzu bietet die Bauskript Bautagebuch App die Möglichkeit mittels mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablets die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort vorzunehmen.

Dies kann sich zunächst auf Eingaben beschränken, bei denen keine oder nur wenig Schreibarbeit nötig ist, z.B. die Erfassung der Baustellenbesetzung, also der anwesenden Firmen, die einfach aus der Firmenliste ausgewählt werden können. Später kann der Bericht mit dem Bautagebuch für Windows und MacOS vervollständigt werden.